Основные критерии подбора площадки для мероприятия
Поиск подходящей площадки на мероприятие является ключевым организационным этапом перед предстоящим событием. Окончательный выбор должен учитывать следующие критерии:
- формат мероприятия;
- планируемый бюджет;
- максимальное количество посетителей.
Специалисты рекомендуют бронировать площадку для проведения мероприятия примерно за 3-6 месяцев до его начала. Именно такой срок является оптимальным для осуществления необходимых подготовительных работ, определения промежуточных дедлайнов и проведения маркетинговой компании (при необходимости).
Ключевые нюансы выбора
Здесь следует делать поправку на тип события. Если планируется грандиозное мероприятие, которое состоится со 100% вероятностью (например, новогодний корпоратив или ежегодная конференция), то подготовку можно начинать и раньше - за 7-8 месяцев.
Кроме того, необходимо учитывать качество сервиса, предоставляемого в различных областях России. Например, в Москве услуги по поиску площадок развиты достаточно хорошо. В интернете можно без труда найти подобные ресурсы. В большинстве случаев они предлагают комплексные услуги: бронирование помещений, подбор артистов и т.д. В регионах ситуация несколько иная. Иногда на поиск и сбор всей необходимой информации может уходить до 3 суток. Для бизнеса эти сроки могут быть критичными.
Основные критерии подбора площадки
Поиск пространства для проведения мероприятия — ответственная процедура, по ходу которой следует тщательно проанализировать следующие ключевые факторы:
Стоимость
Является наиболее значимым показателем. Многие организации на проведение мероприятий заранее закладывают в бюджет определённую сумму. В последующем, её увеличение мало кем приветствуется. Да и в любом случае, переплачивать мало кто захочет. Ведь ещё нужно оставить деньги на концертную программу, еду, напитки и т.д.
Месторасположение
При проведении корпоративного мероприятия площадку следует подбирать как можно ближе к месту работы. На всероссийское событие, куда будут съезжаться гости из разных областей, лучше всего арендовать помещение неподалёку от вокзала или аэропорта. Необходимо заботиться об максимальном удобстве и комфорте для каждого посетителя.
Вместимость
Необходимо заранее определиться с тем, сколько гостей ожидается на мероприятии (если, конечно вход будет не по билетам). При этом, комфорт и безопасность гостей находятся в приоритете. В зал, рассчитанный на 500 мест, вместить 600-700 человек не получится.
Еда и напитки
Является немаловажным фактором, особенно если предполагаемое событие будет продолжаться длительное время. Если встреча носит деловой характер, то можно обойтись стандартным фуршетом. Торжественные мероприятия по случаю свадьбы, юбилея или праздничного корпоратива требуют более широкого разнообразия предлагаемых блюд.
Придерживаясь перечисленных выше рекомендаций, вы сможете без труда подобрать оптимальную площадку для любого формата мероприятия. Окончательное решение остается за вами!
