4 распространённых ошибки при планировании мероприятий

5 5 1

Наверняка, вы не раз слышали о коллективных исках, к примеру, от посетителей концертов или модных показов, когда из-за небольшой, вроде бы, ошибки, вечер был безнадежно испорчен. Что-то было не продумано, что-то пошло и не так. Ошибаются все. Но ошибок можно избежать. И если вы собираетесь что-то организовывать в ближайшее время, и не желаете чтобы ваш ивент потерпел фиаско, мы хотим обратить ваше внимание на 4 распространенных ошибки при планировании мероприятий.

Определите цели и сюжет

Первое. С самого начала вы должны определить цели проекта и его формат. Понимать, для кого это мероприятие, какие задачи оно решает и что присутствующие получат после его окончания. Второе. Напишите сценарий, от которого отходить не стоит. Важно также составить тайминг и строго ему соответствовать. Если какому-то вопросу в самом начале мероприятия вы уделите больше времени, чем намечалось, есть большой риск того, что его конец будет «скомканным», а гости или клиенты уйдут обиженными. Не уделяйте много времени деталям и мелочам: вы можете потерять главную сюжетную линию и – как итог – не сделать того, что было изначально запланировано.

Четко продумайте бюджет

Неправильное финансовое планирование ивента – пожалуй, самая распространенная ошибка начинающих (и не только) организаторов. Первая и главная статья бюджета – аренда площадки и необходимой аппаратуры. После этого только можно приступать к дальнейшему планированию расходов (важно учесть, что бывают дополнительные скрытые сборы). Заранее продумайте ресторанное меню, исходя из своих финансовых возможностей, или оплатите услуги кейтеринга. Важно: еды должно быть достаточно для каждого участника! Часто уже в процессе проведения мероприятия возникают непредвиденные ситуации: дополнительные транспортные расходы, нехватка подарков или поломка аппаратуры. Поэтому на такие ситуации лучше всего изначально дополнительно заложить около 10% от общего бюджета.

Используйте новые технологии разумно

Высокотехнологичные мультимедийные решения – неоспоримый тренд нашего времени. Организаторы не жалеют денег на креативные «фишки», чтобы добавить зрелищности. Интерактивные творческие мастерские, современные конференц-залы, когда обычное помещение мгновенно превращается в интерактивную театральную сцену, зрелищные инсталляции, а также совмещение реального и виртуального пространства добавляют баллов и вовлекают гостей в общее действо. Но важно помнить – все это стоит немалых денег. И если мероприятие не очень масштабное – это могут быть неоправданные траты денег из бюджета, которые можно было использовать на другие цели. Продумайте целесообразность использования интерактива во время вашего праздника.

Выберите удачное время

Подходящее время для проведения мероприятия – один из основных факторов его успеха. Выберите дату и время, которые будут удобны для большинства гостей. Определяя дату, вы должны быть уверены, что успеете все подготовить в срок. А время – учитывая распорядок дня вашей целевой аудитории и возможные форс-мажоры. Час пик – не лучшее время начала ивента (город может намертво погрязнуть в пробках), а вечерние часы – для семейных посиделок. Так же как утро – неудачный выбор для молодежной «тусовки». Проиграйте все возможные варианты развития событий, если ждете гостей с поезда или самолета (в случае задержки или отмены рейса). Имейте в запасе «план Б» для любой непредвиденной ситуации.

Помните: грамотное планирование и четкое следование этому плану – гарантия того, что ваше мероприятие пройдет на высоком уровне без неприятных «сюрпризов».

 

2468
Понравилось? Проголосуй:
Оцени!

Комментарий

Пожаловаться или сообщить об ошибке