4 распространённых ошибки при планировании мероприятий
Наверняка, вы не раз слышали о коллективных исках, к примеру, от посетителей концертов или модных показов, когда из-за небольшой, вроде бы, ошибки, вечер был безнадежно испорчен. Что-то было не продумано, что-то пошло и не так. Ошибаются все. Но ошибок можно избежать. И если вы собираетесь что-то организовывать в ближайшее время, и не желаете чтобы ваш ивент потерпел фиаско, мы хотим обратить ваше внимание на 4 распространенных ошибки при планировании мероприятий.
Определите цели и сюжет
Первое. С самого начала вы должны определить цели проекта и его формат. Понимать, для кого это мероприятие, какие задачи оно решает и что присутствующие получат после его окончания. Второе. Напишите сценарий, от которого отходить не стоит. Важно также составить тайминг и строго ему соответствовать. Если какому-то вопросу в самом начале мероприятия вы уделите больше времени, чем намечалось, есть большой риск того, что его конец будет «скомканным», а гости или клиенты уйдут обиженными. Не уделяйте много времени деталям и мелочам: вы можете потерять главную сюжетную линию и – как итог – не сделать того, что было изначально запланировано.
Четко продумайте бюджет
-
Неправильное финансовое планирование ивента – пожалуй, самая распространенная ошибка начинающих (и не только) организаторов. Первая и главная статья бюджета – аренда площадки и необходимой аппаратуры. После этого только можно приступать к дальнейшему планированию расходов (важно учесть, что бывают дополнительные скрытые сборы). Заранее продумайте ресторанное меню, исходя из своих финансовых возможностей, или оплатите услуги кейтеринга. Важно: еды должно быть достаточно для каждого участника! Часто уже в процессе проведения мероприятия возникают непредвиденные ситуации: дополнительные транспортные расходы, нехватка подарков или поломка аппаратуры. Поэтому на такие ситуации лучше всего изначально дополнительно заложить около 10% от общего бюджета.
Используйте новые технологии разумно
-
Высокотехнологичные мультимедийные решения – неоспоримый тренд нашего времени. Организаторы не жалеют денег на креативные «фишки», чтобы добавить зрелищности. Интерактивные творческие мастерские, современные конференц-залы, когда обычное помещение мгновенно превращается в интерактивную театральную сцену, зрелищные инсталляции, а также совмещение реального и виртуального пространства добавляют баллов и вовлекают гостей в общее действо. Но важно помнить – все это стоит немалых денег. И если мероприятие не очень масштабное – это могут быть неоправданные траты денег из бюджета, которые можно было использовать на другие цели. Продумайте целесообразность использования интерактива во время вашего праздника.
Выберите удачное время
-
-
Подходящее время для проведения мероприятия – один из основных факторов его успеха. Выберите дату и время, которые будут удобны для большинства гостей. Определяя дату, вы должны быть уверены, что успеете все подготовить в срок. А время – учитывая распорядок дня вашей целевой аудитории и возможные форс-мажоры. Час пик – не лучшее время начала ивента (город может намертво погрязнуть в пробках), а вечерние часы – для семейных посиделок. Так же как утро – неудачный выбор для молодежной «тусовки». Проиграйте все возможные варианты развития событий, если ждете гостей с поезда или самолета (в случае задержки или отмены рейса). Имейте в запасе «план Б» для любой непредвиденной ситуации.
Помните: грамотное планирование и четкое следование этому плану – гарантия того, что ваше мероприятие пройдет на высоком уровне без неприятных «сюрпризов».
